Konsep Data dan Basis Data

A. Pendahuluan 

Dewasa ini penggunaan komputer sebagai media pengaturan dan penyimpanan data dan informasi sudah semakin sering digunakan oleh berbagi macam instansi, mulai dari yang kecil hingga yang sudah berskala besar. Sehingga penggunaan sistem database tidak bisa di hindari lagi. Database sendiri adalah kumpulan dari berbagai data/informasi yang saling berhubungan satu sama lain, disimpan di dalam perangkat keras (komputer) secara sistematis sehingga dapat diolah menggunakan perangkat lunak. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system atau disingkat DBMS). Dengan adaya sistem database ini diharapkan pengelolaan data dan informasi dapat lebih terstruktur dan mudah untuk dimengerti. Selain itu dengan adanya sistem database ini kita juga mendapat beberapa manfaat seperti Kecepatan dan Kemudahan (Speed), Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space), Keakuratan (Accuracy), Keamanan (Security), dan Kebersamaan Pemakaian (Sharebility

B. Pengertian Data

Kata data berasal dari DATUM yang berarti materi atau kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa, diskusi, presentasi ilmiah, atau tes statistik. Sehingga data ini mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, yang diubahmenjadi informasi oleh suatu pengolah informasi.Informasi memiliki arti bagi pemiliknya.

C. Jenis / Tipe Data

- Berdasarkan sumber dan penggunaannya

 Data Intern, adalah data yang dikumpulkan oleh badan-badan tentang aktifitas dirinya dan hasilnya dipakai untuknya juga.

 Data Ekstern, adalah data yang diambil oleh badan-badan dari luar dirinya. Ada 2 jenis data ekstern yaitu :

a)      Data Primer, merupakan data yang diambil oleh badan-badan / orang-orang secara langsung dari sumbernya.

b)      Data Sekunder, adalah data yang diambil oleh badan / orang-orang tidak langsung dari sumbernya, dapat dari data yang sudah ada maupun mengutip dari literatur.

- Berdasarkan nilai datanya

 Data Diskrit, merupakan data yang diperoleh dengan jalan menghitung data yang ada.

 Data kontinyu, merupakan data yang mempunyai nilai hanya jika berada dalam interval.

- Berdasarkan sifat datanya

 Data Kualitatif

Data Kualitatif adalah sebuah data yang dinyatakan dalam bentuk bukan angka. Sebagai contoh: jenis pekerjaan seseorang (bisapetani, nelayan, pegawai, dan sebagainya), status pernikahan (belum menikah, menikah, duda, janda), gender (pria, wanita), kepuasan seseorang (tidak puas, cukup puas, sangat puas) dan sebagainya. Data jenis ini harus dikuantifikasi agar bisa diolah dengan statistik.

 Data Kuantitatif

Data Kuantitatif adalah data yang dinyatakan dalam bentuk angka. Sebagai contoh, usia seseorang, tinggi seseorang, penjualan dalam sebulan, jumlah bakteri dalam sebuah percobaan biologi tertentu dan sebagainya. Oleh karena data kualitatif harus dikuantifikasikan, atau diubah menjadi data kuantitatif. Pengubahan bisa dengan cara memberi skor tertentu (seperti Pria diberi skor 1, sementara Wanita diberi skor 2), memberi ranking (Tidak Puas 1, Puas 2. dan seterusnya) atau pendapat ( Tidak 1, Ya 2) dan sebagainya.

D. Teknik Pengumpulan Data

- Metode Observasi 

Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara teliti dan sistematis atas gejala – gejala (fenomena) yang sedang diteliti. (Soeratno dan Lincolin Arsyad, 2008 : 85). Metode observasi dilakukan dengan cara mengadakan pencatatan secara sistematis dan mengadakan pengamatan secara langsung ke lokasi yaitu CV Cemara Desain tentang produk dan kegiatan produksinya.

- Metode Wawancara 

Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal jadi semacam percakapan yang bertujuan memperoleh informasi.(S. Nasution, 2003 : 113). Wawancara dilakukan pada saat observasi berlangsung dengan bagian pemasaran dan publikasi pada CV Cemara Desain guna mendapatkan informasi dan data mengenai produk dan media promosi selama ini.

- Studi Pustaka 

Menurut Gorys Keraf (2001 : 161) : Studi Pustaka adalah mengadakan seleksi dari bermacam – macam bahan yang mengandung sudut pandang yang berbeda – beda dan bertentangan satu sama lain, bagaimana ia dapat memilih, menumbang, menolak dan menyusun kembali bahan – bahan tadi ke dalam suatu bentuk akhir yang dapat diterima oleh seorang pembaca dan segala lapisan masyarakat. Studi Pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang terdapat pada buku atau literatur dari perpustakaan yang ada kaitannya dengan objek yang diteliti.

E. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan) Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode ataupun cara – cara tertentu. 

F. Perbedaan Data dan Informasi

Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, yang diubahmenjadi informasi oleh suatu pengolah informasi.Informasi memiliki arti bagi pemiliknya. Pengolah informasi menyediakaninformasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan untuk membuat keputusan untukmemecahkan masalah.

G. Pengertian Basis Data

Basisdata atau Database adalah kumpulan dari berbagai data/informasi yang saling berhubungan satu sama lain, disimpan di dalam perangkat keras (komputer) secara sistematis sehingga dapat diolah menggunakan perangkat lunak. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system atau disingkat DBMS).

H. Jenis – Jenis Basis Data

a. Basis data individual

Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi.

b. Basis data perusahaan

Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client.

c. Basis data terdistribusi

Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online.

d. Basis data publik

Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja (publik). Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis. Namun adakalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik.

I. Elemen – Elemen Penyusun Basis Data

Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem.  Elemen-elemen pokok   penyusun  sistem  basis data adalah   :

a. Basis Data,  elemen ini disebut juga sebagai koleksi data  atau pustaka data adalah  sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap suatu obyek tertentu.

b. Software,  software yang digunakan  dalam suatu basis data terdiri dari dua macam, yaitu  Data Base Management System (DBMS) dan Data Base Applikation Software (DBAS).  DBMS akan dibahas pada bagian terpisah  sedangkan DBAS  dalam  buku ajar ini tidak  dibahas.

c. Hardware,  hardware dalam  suatu sistem basis data  mempunyai komponen-komponen utama  yang berupa  CPU (Central Processing Unit) dan Unit penyimapanan  (storage Unit).  CPU  mempunyai beberapa bagian penting, yaitu unit aritmatika  dan logika ( Aritmatic And Logic Unit  atau ALU), memori utama (main memory)  dan unit pengendali (Control Unit).  Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang digunakan  sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang umum   digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk).  Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah magnetic tape.

d. Manusia (brainware),  manusia merupakan elemen penting pada  sistem basis data.  Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan  data dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi dan laporan.   Dengan  demikian suatu sistem basis data harus memberikan pemusatan perhatian pada pemakai.

J. Tujuan dan Manfaat Basis Data

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti: 

a. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) 

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

b. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) 

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada.Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

c. Keakuratan (Accuracy) 

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

d. Ketersediaan (Availability) 

Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan.Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain. 

e. Kelengkapan (Completeness) 

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

f. Keamanan (Security) 

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data.Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan. 

g. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility) 

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data) 

K. Contoh Penerapan Basis Data

- Universitas

Pada sebuah universitas, biasayna terdapat suatu sistem database yang berisi informasi tentang mahasiswa, matakuliah yang diambil , detil tentang biaya kuliah, modul yang sudah diambil tahun sebelumnya juga yang diambil tahun ini serta rincian dari semua hasil ujian. Selain itu juga terdapat database yang berisi program kuliah tahun depan, admission dan sebuah database yang berisi rincian staff yang bekerja di universitas itu.

- BANK

Setiap bank pasti memiliki sebuah sistem database, dimana databse ini digunakan untuk menyimpan data – data mengenai nasabah mereka. Mulai dari data pribadi, hingga data mengenai transaksi dari nasabah tersebut.

- Supermarket 

Pada waktu melakukan transaksi di supermarket, saat itu sedang terjadi proses database. Dimana kasir menggunakan pembaca kode (barcode) untuk membaca setiap barang yang kamu beli.Data barang ini lalu dihubungkan ke suatu aplikasi yang bertugas untuk membaca data barang dan menemukan harga item berdasarkan data yang disimpan pada suatu database produk. Selain menemukan harga barang/item, program itu juga digunakan untuk melakukan update data. 

- Social Network

Social Network / Jejaring sosial pasti menggunakan sistem database sebagai media untuk mengatur dan menyimpan data –data dari pengguna. Contohnya seperti Facebook, Twitter, MySpace, dll.

- Perpustakaan 

Perpustakaan umumnya mempunyai suatu database yang berisi rincian buku, rincian pembaca, dan data pengunjung. Selain itu juga terdapat index yang terkomputerisasi, sehingga akan mempermudah pembaca dalam mencari buku yang diinginkan. Sistem database juga menangani reservasi buku  sebelum pembaca meminjam suatu buku. Dan juga untuk memperoleh pemberitahuan melalui mail ketika buku tersedia. Sistem juga mengirimkan peringatan ke peminjam yang seharusnya mengembalikan buku karena telah jatuh tempo.